Ein Fahrtenbuch kann aus unterschiedlichen Gründen geführt werden. Es kann einerseits als Auflage nach einem verkehrsrechtlichen Verstoß nach § 31 StVZO verhängt werden, wenn der Fahrer zunächst nicht ermittelt werden konnte. Das Führen eines Fahrtenbuchs kann aber auch steuerliche Gründe haben. Welche Voraussetzungen für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erforderlich sind, hat der Bundesfinanzhof in seinem Urteil vom 01.03.2012 (Az.: VI R 33/10) entschieden.
Demnach ist eine vollständige Aufzeichnung von Ausgangs- und Endpunkt einer jeden Fahrt vorzunehmen. Dazu gehören das jeweilige Datum, die konkreten Ortsangaben (Ziel- und Startadresse), der aufgesuchte Kunde bzw. Geschäftspartner und Gegenstand der dienstlichen Verrichtung sowie bei Abschluss der Fahrt der erreichte Gesamtkilometerstand. Außerdem sind weitere Fahrzwecke (z.B. „Tanken“) und die gefahrenen Tageskilometer hinzuzufügen.
Insbesondere genügt es nicht, wenn Eintragungen nur nachträglich vorgenommen werden. Im vorliegenden Fall hatte die Beklagte das Fahrtenbuch nachträglich durch Eintragungen in einem Tageskalender ergänzt. Die Aufzeichnungen müssen aber zeitnah und fortlaufend vorgenommen werden, um Manipulationen auszuschließen. Im vorliegenden Fall erachtete der Bundesfinanzhof das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß.